Секретарь / Специалист по контролю документации

Секретарь и специалист по контролю документации будет оказывать поддержку команде проекта по строительству новых судов, управляя всей проектной документацией, корреспонденцией, записями и административными рабочими процессами. Данная роль обеспечивает соблюдение стандартов проектной документации, требований классификационных обществ и процедур заказчика. Кандидат должен быть внимательным к деталям, организованным и иметь опыт работы с технической документацией в сфере морских или инженерных проектов.

Резюме направлять на адрес: [email protected]
Контакт: +971 56684499 (доступен WhatsApp)

А. Контроль документации
• Ведение и управление всей проектной документацией (технические чертежи, спецификации, процедуры, отчеты, документы поставщиков, материалы для классификационного общества).
• Внедрение и обеспечение соблюдения процедур контроля документации в соответствии с требованиями проекта и клиента.
• Регистрация, отслеживание и архивирование документов с использованием системы управления документами (DMS) проекта.
• Контроль нумерации документов, управление версиями и матрицами рассылки.
• Обеспечение своевременного получения, проверки и выпуска документов для внутренних команд, верфи, поставщиков и классификационного общества.
• Мониторинг статуса документов и отслеживание просроченных материалов.
• Подготовка сопроводительных писем, журналов подачи документов и отчетов о статусе документации.

Б. Административная и секретарская поддержка
• Управление проектной перепиской, электронной почтой, протоколами совещаний и журналами коммуникаций.
• Организация проектных совещаний, подготовка повестки дня и ведение протоколов с отслеживанием выполнения задач.
• Ведение проектных календарей, графиков и организация поездок для персонала проекта.
• Помощь в подготовке проектных отчетов, презентаций и документов по соблюдению нормативных требований.
• Выполнение административных задач офиса, включая архивирование, запросы на закупки и координацию с отделами кадров и финансов.
• Поддержка процесса адаптации персонала проекта и ведение кадрового учета.

В. Координация проекта
• Взаимодействие с подразделениями верфи, субподрядчиками, поставщиками и представителями классификационного общества.
• Оказание помощи руководителю проекта в мониторинге результатов работы и этапов документации.
• Обеспечение эффективного информационного взаимодействия между командами проектирования, закупок, контроля качества (QA/QC) и строительства.
• Соблюдение конфиденциальности и обеспечение безопасного обращения с чувствительной информацией проекта.

3. Квалификация и опыт
• Минимум 3 года опыта работы в качестве специалиста по контролю документации или секретаря на верфи, шельфовых, EPC или инженерных проектах.
• Глубокое понимание процессов контроля документации и управления версиями.
• Опыт работы с системами управления документами (DMS).
• Уверенное владение пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Отличные навыки письменной и устной коммуникации на английском языке; знание азербайджанского языка обязательно.
• Способность работать в условиях сжатых сроков, умение управлять временем и выполнять несколько задач одновременно.
• Высокие организаторские способности и внимание к деталям.

- Степень бакалавра или диплом в области делового администрирования, инженерии, управления проектами или смежных дисциплин.
- Опыт работы от 3–5 лет в должности секретаря, специалиста по контролю документации, координатора проектов или административного координатора.
- Опыт работы в сфере судостроения, судоремонта, морских или шельфовых проектов, EPC-контрактов или строительства является преимуществом.
- Хорошее знание процедур контроля документации и систем управления документами.
- Уверенное владение пакетом Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
- Отличные навыки общения, координации, организации и межличностного взаимодействия.
- Способность работать самостоятельно и эффективно в многокультурной проектной среде.
- Высокие навыки тайм-менеджмента, умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки.
- Свободное владение письменным и устным английским языком обязательно.