Secretary / Document Controller

Katib və Sənəd Meneceri yeni gəmiqayırma layihəsi qrupunun fəaliyyətini dəstəkləyərək, bütün layihə sənədlərinin, yazışmaların, qeydlərin və inzibati iş axınlarının idarə olunmasını həyata keçirəcəkdir. Bu vəzifə layihə sənədləşmə standartlarına, təsnifat cəmiyyətinin tələblərinə və müştəri prosedurlarına riayət olunmasını təmin edir. Namizəd detallara qarşı diqqətli, mütəşəkkil olmalı və dənizçilik və ya mühəndislik layihələri sahəsində texniki sənədlərlə işləmək təcrübəsinə malik olmalıdır.

CV-ləri göndərin: [email protected]
Əlaqə: +971 56684499 (WhatsApp mövcuddur)

A. Sənədləşməyə Nəzarət
• Layihə sənədlərinin (texniki çertyojlar, spesifikasiyalar, prosedurlar, hesabatlar, təchizatçı sənədləri, təsnifat cəmiyyəti sənədləri) idarə olunması və sistemləşdirilməsi.
• Layihə və müştəri tələblərinə uyğun olaraq sənədlərə nəzarət prosedurlarının tətbiq edilməsi.
• Sənədlərin layihənin Sənəd İdarəetmə Sistemi (DMS) vasitəsilə qeydiyyatı, izlənilməsi və arxivlənməsi.
• Sənədlərin nömrələnməsinə, versiya nəzarətinə və paylanma matrislərinə rəhbərlik.
• Daxili komandalar, gəmiqayırma zavodu, təchizatçılar və təsnifat cəmiyyəti arasında sənədlərin vaxtında qəbulu, nəzərdən keçirilməsi və ötürülməsinin təmin edilməsi.
• Sənədlərin statusunun monitorinqi və gecikmiş təqdimatlarla bağlı işlərin aparılması.
• Ötürmə vərəqələrinin, sənəd təqdimetmə jurnallarının və status hesabatlarının hazırlanması.

B. İnzibati və Katiblik Dəstəyi
• Layihə üzrə yazışmaların, elektron məktubların, iclas protokollarının və kommunikasiya qeydlərinin idarə edilməsi.
• Layihə iclaslarının təşkili, gündəliyin hazırlanması və icra müddətlərinə nəzarət edilməklə protokolların yazılması.
• Layihə təqvimlərinin, cədvəllərin və heyətin ezamiyyət işlərinin koordinasiyası.
• Layihə hesabatlarının, təqdimatların və uyğunluq sənədlərinin hazırlanmasında köməklik göstərilməsi.
• Ofis inzibatçılığı, sənədləşmə, satınalma sorğuları və İH/Maliyyə şöbələri ilə koordinasiya işlərinin yerinə yetirilməsi.
• Layihə heyətinin işə qəbul prosesinə dəstək və kadr uçotunun aparılması.

C. Layihə Koordinasiyası
• Gəmiqayırma şöbələri, subpodratçılar, təchizatçılar və təsnifat cəmiyyətinin nümayəndələri ilə əlaqələrin qurulması.
• Layihə menecerinə təhvil veriləcək işlərin və sənədləşmə mərhələlərinin izlənilməsində yardım.
• Mühəndislik, satınalma, QA/QC və tikinti qrupları arasında informasiya axınının səmərəli təmin edilməsi.
• Məxfilik prinsiplərinə riayət edilməsi və həssas layihə məlumatlarının təhlükəsiz şəkildə qorunması.

3. İxtisas və Təcrübə
• Gəmiqayırma, ofşor, EPC və ya mühəndislik layihələrində Sənədləşməyə Nəzarət və ya katiblik sahəsində ən az 3 il iş təcrübəsi.
• Sənədlərə nəzarət prosesləri və versiya idarəetməsi haqqında dərin biliklər.
• Sənəd İdarəetmə sistemləri ilə işləmək bacarığı.
• MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) proqramlarında yüksək səviyyədə işləmək bacarığı.
• İngilis dilində şifahi və yazılı yüksək ünsiyyət bacarığı; Azərbaycan dili biliyi mütləqdir.
• Gərgin iş şəraitində, məhdud vaxt çərçivəsində və çoxşaxəli tapşırıqları paralel icra etmək qabiliyyəti.
• Güclü təşkilatçılıq bacarığı və detallara qarşı diqqətlilik.

Biznesin idarə edilməsi, mühəndislik, layihələrin idarə olunması və ya müvafiq sahələr üzrə bakalavr dərəcəsi və ya diplom.
Katib, sənəd nəzarətçisi, layihə koordinatoru və ya inzibati koordinator vəzifələrində minimum 3–5 illik iş təcrübəsi.
Gəmiqayırma, gəmi təmiri, dəniz, ofşor, EPC və ya tikinti layihələrində təcrübə üstünlükdür.
Sənəd nəzarəti prosedurları və sənədlərin idarə olunması sistemləri sahəsində biliklər.
Microsoft Office proqramlarında (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) yüksək səviyyədə işləmək bacarığı.
Əla kommunikasiya, koordinasiya, təşkilatçılıq və şəxsiyyətlərarası ünsiyyət bacarıqları.
Mədəniyyətlərarası mühitdə müstəqil və səmərəli şəkildə işləmək bacarığı.
Güclü vaxtın idarə edilməsi bacarığı, çoxşaxəli tapşırıqları yerinə yetirmək və son tarixlərə riayət etmək qabiliyyəti.
İngilis dilində şifahi və yazılı formada sərbəst ünsiyyət qurmaq bacarığı mütləqdir.